Det dokumenterede Ledelsessystem

Det dokumenterede Ledelsessystem kan etableres meget enkelt. Igennem en kombineret lederudviklings- og dokumentationsproces, hvor “out-put” er fælles holdninger og regler for dokumentation af nødvendig styring, er det muligt over nogle få måneder med måske blot 3 lederseminarer at etablere den nødvendige dokumentation for et certificerbart ledelsessystem. Er system, der er meget simpelt at vedligeholde, og i den grad giver overblik over – og udvikler organisationens styring.

Det enkle bliver det smukke.

Det er nærmest blevet et helt almindeligt krav, at man som leverandør skal kunne dokumentere sin kvalitet, sin omgang med miljø, arbejdsmiljø, energi, fødevaresikkerhed og senest klimaet og den sociale ansvarlighed. Med andre ord. Kunne bevise at der er styr på disse ting, og helst i form af et certificeret ledelsessystem til overholdelse af ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001, ISO22000 osv.

For mange virksomheder bliver dette krav til en byrde og unødvendigt bureaukrati. Dette skyldes ikke standarderne, men måden som opgaven gribes an på.

Meget få sider i det dokumenterede Ledelsessystem

Et ledelsessystem kan udvikles og beskrives på ganske få sider. Med brug af systemisk tankegang, kan antallet af de ”processer” som indgår i denne dokumentation reduceres til  mellem 3 og 6 procesbeskrivelser, og det tunge skrivearbejde kan erstattes af en udviklingsproces for hele organisationen, hvor fokus drejes væk fra ”papirerne” og over på: ”Hvad er det vi gør, for at have styr på det?” .

Omdrejningspunktet i sådan en proces er 4 dagsseminarer for ledergruppen og nøglemedarbejdere, og efterfølgende uddannelse af et Auditteam og iværksættelse af en løbende praksis med ”reflekterende audits” (samtaler).

I denne proces skabes et fuldstændigt individuelt system, som tilgodeser og skaber enighed om virksomhedens værdier og holdninger.

Metoden er gennemtestet i mange varianter og med stor succes, og egner sig også til fuldstændigt at revitalisere eksisterende ledelsessystemer som trænger til ”nyt liv”.

Hvordan gør man

At blive eller holde sit ledelsessystem certificeret, handler om hele tiden at kunne bevise ”at vi har styr på det”. Og hvad skal vi have styr på? … Det væsentlige. Dvs. det som vi anser som værende vigtigt, og frem for alt: Det, som vi fortæller vores kunder og omverden, at vi har styr på.

Mange forveksler styringen med ”dokumentationen for styringen”. Enhver virksomhed har fra dag et, et ”ledelsessystem”. Dette system udtrykker den måde, som virksomheden styres og ledes på hver dag: Planlægning, målsætning, kommunikation, møder, resultatopgørelse etc.. ”Dokumentationen af systemet” betegner hvordan vi beslutter os for at beskrive denne styring. I de virksomheder hvor man beslutter sig for ”at skrive ned hvordan vi gør”, antager denne dokumentation umådelige dimensioner. . Samtidig er det stort set en umulig opgave at vedligeholde al den tekst. Alternativet er i stedet at beskrive ”Hvad vi gør for at styre vores styring”, og hvor beviset for denne styring ligger.

Byg på kompetencen

Fidusen ved det er, at langt de fleste aktiviteter i en virksomhed bygger på medarbejdernes og ledelsens kompetence. Nemlig at de kan og ved det, de skal kunne, og er i stand til at handle korrekt.
For at dokumentere styringen af disse aktiviteter, behøver vi blot at bevise, at vi styrer denne kompetence. F.eks. igennem udviklingssamtaler, og uddannelses- og træningsaktiviteter.

3 – 5 seminardage

En enkel dokumentation OG enighed om de fælles styringsprincipper kan tilvejebringes over 3 seminarer, afhængigt af hvor mange processer vi ønsker at beskrive, hvor vi med deltagelse af ledergruppen og nøglemedarbejdere debatterer:

Hvad gør vi for at styre:
At vi har styr på vores processer og ansvarsområder (1. seminar)
At vi har styr på vores læring og forandring (2. seminar)
At vi har styr på vores resultater (3. seminar)

Seminarerne modereres i et struktureret forløb, og når dagene er omme ligger der et enkelt dokument, som definerer, ”hvad vi vil opnå, hvad vi gør, hvem der har ansvar, og hvad der dokumenteres indenfor hver af ovenstående overskrifter. ”Proceduren” for hver af de tre processer, får dermed form som et ”beslutningsreferat” i ledergruppen.

Efterfølgende holder vi det besluttede op imod de ønskede standarder, og retter til, så vi tydeligt kan se, hvad vi gør ud af egne værdier, og hvad vi evt. er nødt til at gøre på baggrund af standardernes krav. Typisk er der nu ikke behov for at tilføje meget. Standarderne udtrykker (heldigvis) sund fornuft. At systemer gøres bureaukratiske ligger ikke i standardernes krav.

Løbende audits

Måden at holde sådanne beslutninger aktuelle og relevante på, er løbende at gennemføre audits. Dette er i øvrigt også et krav i standarderne. Frem for at spørge efter, ”om reglerne følges”, tilrettelægger vi både kompetencerne og måden at gennemføre samtalerne på, sådan at vi skaber værdi.
En Audit bliver til en reflekterende samtale, der tager sigte på at skabe forbedringer og ”finde på”, samtidig med at vi efterprøver at det, som vi har vedtaget også reelt skaber værdi.
Et indledende Auditseminar inkl. første runde audit tager 3 dage for et hold auditorer.

Det samlede projektforløb ser således ud:

Introduktionsmøde for ledergruppen
3 seminarer/workshops (typisk af en dags varighed)

3 dages audituddannelse med audit

I alt 7 dage…

Hvad der skal bruges af tid der ind imellem, afhænger helt og aldeles af de ideer og ønsker som opstår undervejs, når ledergruppen bringes sammen for at debattere ”hvad skal der til, for at vi har styr på det”? … Ud af sådan et spørgsmål dukker der naturligvis ofte behov op.

Hertil kommer så naturligvis også tid til at udarbejde krydsreferencer som nævnt ovenfor. De dokumenterer apå systematisk vis, at standardkravene i de valgte standarder  overholdes i vores måde at dokumentere på. Omfanget heraf afhænger naturligvis af hvilke standarder der vælges som basis for certificeringer.

Hvis 3 processer synes at være for “slankt”

Hvis de 3 processer ud fra en ledelsesmæssig betragtning synes for “lidt” for det dokumenterede ledelsessystem, vil fuldstændigt samme tankegang kunne benyttes med den forskel at der f.eks. defineres 5-6 forretningsprocesser, hvor den nødvendige styring og tilhørende dokumentation defineres og udvikles. I så fald vil vi skulle anvende et tilsvarende antal dage.

Ring på 20214915  (eller send en mail) og få en snak om mulighederne. Det er enklere end de fleste umiddelbart tror at etablere det dokumenterede ledelsessystem uden at drukne sig selv i bureaukrati.

Læs evt mere om det dokumenterede ledelsessystem her

Læs mere her: Virker regler?